会议决议、报告书和会谈记录同程序性文件相比，它们具有实质性内容，其中特别是决议和报告书，还需与会者讨论通过，是会议文件中最易发生争议的部分。
一、环绕决议案的斗争
开会要有结果，并对某些问题做出决定。一般的会议备有记录即可。重要的国际会议需有书面决议，以便有据可查和共同遵循。决议是与会者在某一问题上达成共识的正式文件。
决议草案由提案国提出。发起国酝酿提案，并邀请其他共同提案国参加，表面上是为了表达对某一问题的看法，实际上也是为借通过提案发挥对会议的主导作用和扩大本国的影响。其他提案国表示声援，借此表明立场。由于各国的利益不同，对同一个提案，往往持不同甚至相反的立场。因此，在讨论决议草案时发生分歧，不足为奇。例如，某国的立场是反对国际武装干涉，其代表团在国际会议上便是力促与会国通过谴责干预行为的决议。如寡不敌众，结果会议”通过了支持干预的决议，多少也被认为是工作上的挫折。故而，一旦会上出现了同本国立场相左或相反的提案，有关代表团都必然力争将它打掉或尽力缩小其影响。除联合国安理会等少数国际会议通过的决议带有强制性外，一般的决议仅有建议的效力，而无法律上的约束力。虽然如此，国际会议的决议表达了集体意志，是一种国际舆论。任何代表团都不能容忍自己被置于舆论的对立面上，而必力争使会议的决议朝对己有利的方向发展。斗争的方法不外是：
（一）修改原提案。即提出修正案，使原提案的案文符合自己的要求。原提案国当然不会善罢甘休。结果往往是达成妥协，文字上模棱两可，各做各的解释，均自称胜利。另一可能便是把原提案改得面目全非，使对方知难而退，以撤回原案而告终。当然，也可能因修正案得不到多数支持而归于失败。
（二）另提针锋相对的反提案。也就是唱对台戏，迫使会议在正反两者之间做抉择。有时，在第三者的调停下，双方都撤回坚持不让的提案，或撮合成包含双方观点的折衷性决议。
（三）破坏对方的提案。即自己不在会上正面较量，而是通过会下活动，推动有关国家在会上提出反对意见，促使共同提案国退出，或动员有关国家投反对票、弃权等。
围绕决议案的斗争是激烈的，有时甚至是会议的斗争焦点。会上代表们可以彬彬有礼，表现友好和团结，待到搞决议时，便阵线分明。赞成的、反对的、骑墙的、当和事佬的，火中取票的一目了然。届时，所有代表团，不论是否直接牵涉于交锋之中，对决议案都不会掉以轻心，而会瞪大眼睛，注视情况的发展，准备自己的对策。
搞决议案兴师动众，费时费神，如付诸表决，每个国家均须表态，有时还伤了和气。为避免以上弊端，许多国际会议已逐步放弃搞正式决议案的做法，改为发表包容各方立场的文件，将会议的经过和结果以客观的形式记录在案。
决议虽好，但如数量过多，必然分散会议的注意力，影响决议本身的质量，增加会议的工作量，甚至引起更多的矛盾。为此，许多人赞成少搞决议案，但有时也难以控制。每年的联大便是活生生的例子。一般地讲，一个大型的国际会议搞五六个或七八个决议案就够忙碌的了。
发起提案，当然要力求成功。如果提案最后被迫撤回或被否决，不管怎样自我解释，总是失利。因此，发起提案应作好事多磨的思想准备。为使提案得以顺利通过审议。有关代表团往往采取以下措施：
（一）扩大共同提案国队伍。共同提案国是提案的最积极支持者。它们不仅会自己发言或投票支持，还可以带动一大批有关的国家。许多国家常常根据共同提案国的多寡和组成，决定自己的态度。因此，如何扩大队伍和选择哪些国家当共同提案国须仔细研究：
1．注意地区、集团的代表性。国际会议的争论往往以地区或集团利益为分野。一项提案如要获得某一地区国家或国家集团的支持，就应从中吸纳有影响的共同提案国，并通过该国做该地区或集团其他国家的工作。在友好国家及本集团中吸收共同提案国更不在话下。东盟国家的提案或东盟国家参加的提案通常都能得到东盟集团的支持。过去苏联从其集团中找共同提案国更是司空见惯，而且几乎是有求必应。
2．注意吸纳大国及有影响的国家。一个提案能否顺利通过，还要看它能否得到大国及有影响国家的支持。如果一个提案仅是一些没有多少影响的小国提出，它的成功机会就较小。一个关于南亚问题的重要提案，如果印度不参加为共同提案国，说明印度对它有保留，或不感兴趣，执行时恐会遇到困难。
3．注意包含利害直接有关的国家。一个同艾滋病有关的提案却没有艾滋病受害最甚的国家为共同提案国，它的可信性和可行性就会受到怀疑，甚至可能被认为是局外人搞的名堂。
4、随时欢迎其他国家加入。共同提案国的队伍完全有可能在提案的酝酿及审议过程中逐渐扩大。对于潜在的共同提案国要采取积极争取的方针。可能某些国家对提案案文开始时还有保留。应当以明智的态度尽可能吸收它们的意见。一般地讲，修正意见被接受后，对方会感到受尊重，而乐于成为共同提案国。如在会议上有代表当面表示愿意成为共同提案国，提案发起国应立即表示欢迎。
（二）争取最广泛的支持。在共同提案国外，还有大量其他国家。工作重点应放在说服其中态度犹豫者，使它们改变立场，转而取支持态度。要看到这些持中间态度的人也是对手的争取对象。双方争夺战的成败就在于谁能争取最多的支持者及同情者。有时，我们也说孤立反对者。怎样孤立？也就是压缩和限制对手的活动成果，使它在中间分子中扩大影响的企图不能得逞。为争取最广泛的支持，对于自己的提案应当采取开放和灵活的态度。在不影响基本原则的前提下，应尽可能接受他人提出的修正案。
（三）听取常设秘书处的意见。国际组织的常设秘书处对于提案往往可以提出有价值的参考意见。秘书处熟悉国际会议的历史，了解国际会议的程序，也掌握国际组织财政费用的情况。接受秘书处的忠告，往往可以减少提案可能遇到的阻力，包括以下难题：
1．新提案同过去已形成的决议或有关的国际文件相冲突；
2．新提案要求采取的举措同实施中的计划相重复；
3．新提案拟议的事项已纳入其他国际会议的议程；
4．新提案的执行超出了国际机构现有的财政支付能力。
这四种情况对方均可利用，从法律、程序、可行性和财务等方面轻而易举地把新提案击败。
秘书处对如何最佳地运用策略以达到目标及如何措辞案交使其更易被接受，也能提出中肯意见。
（四）争取会议主席的配合。原则上，会议主席对各方提出的提案应一视同仁，在审议中持公正、超脱的立场。但世界上没有绝对的中立，每个主席对于某一个提案都有个人的倾向性。因此，一个能为会议多数支持的提案，争取主席在审议时给予配合还是可能，也是允许的。在国际会议上，偶尔也发生主席利用职权，趁对立面不在场或多数国家来不及考虑，就匆忙敲钟通过提案的事情。这种做法虽从程序上来讲，无可挑剔，但会予人印象，主席缺乏民主作风，或主席询私。如果主席强行通过的是本国代表团的提案，议论就更是纷纷。但是指望主席在审议搁浅时，运用其权力排解纠纷，则是正常的。
二、决议案的出台
国际会议的决议总是首先以草案（提案）的形式同与会者见面。草案通常由发起国及其他共同提案国在秘书处协助下草拟而成，经修改通过后成为正式决议。
为了给提案的出台造成声势，发起国往往先造舆论，引起会议的重视。重要方式便是在一般性辩论中预告本国代表团将在稍后的时间提出某个问题的决议草案请大会审议。
共同提案国应将草案的文本，在大会规定的截止时间之前，交秘书处。秘书处有责任将草案复制后，作为会议文件散发各代表团。草案应由秘书处编以序号，列出共同提案国国名，并留出空位以待其他国家签署加入。
其后便是在会上介绍提案。作介绍性发言者往往是最初的发起国。其他共同提案国也可随后发言，表示支持。有的国际会议设有提案委员会或提案非正式磋商小组，对提案进行初审，再交大会议决。
前面已经提到，为使决议草案得以顺利通过，共同提案国应在会上、会下做不懈的努力，争取最大的支持。尽管如此，提案提交审议时仍可发现事先未曾预计到的困难。例如：
（一）马上讨论不起来。这主要是由于代表们收到提案的复印件的时间较迟，没有考虑的时间，或来不及请示国内，因而讨论时发言寥寥无几，或者只是提问题，对提案不表态。遇到此种情况，可同主席商量推迟审议时间，先讨论其他已较成熟的提案。也有代表团故意推迟提案出台时间，造成代表来不及考虑或请示的形势，然后强使会议匆匆通过。确定提交决议草案的截止时间，即为防止此类情况发生。
（二）意见有较大分歧。有的提案，或者由于没有多少实质性内容，或者是因为确实反映了广大与会国的意志，或者由于措辞巧妙能为各方接受，通过十分顺利。许多提案则会引起争论，支持和反对者都不在少数，而在会上一时又难找到妥协方案。遇此种情况时，最好不要在会上僵持，耗费时间，而应进行会下磋商，达成妥协后再交会议审议。这种磋商可由会议主席召集持正反意见的有影响及代表性的国家代表于会下碰头，协商共同能接受的案文。
（三）遇到较大阻力。有时提案出台后，提案国在会上、会下都感到阻力重重。这时提案国就应考虑或者坚持到底，以求最后冲破阻力，或是知难而退，及时撤回提案。破釜沉舟可能取胜，但也面临全军覆没的危险。撤回提案，虽面于上不好看，也比全盘失败为强。这种失败不仅可以表现为提案被投票否决，也可以表现为最后被修正得体无完肤。提案一经修正便不能撤回。被涂得面如黑锅的结局也会使提案国感到难堪。
三、会外磋商会
会外磋商是国际会议解决重大分歧，达成一致不可或缺的一环。这一特殊方式的使用越来越频繁，已成为国际会议的重要组成部分。在一些涉及国际复杂关系和重大利益的会议上，其作用尤为显著。以联合国安理会为例。1987年全年正式会议为49次，而双边磋商会议高达360次，全体磋商会议43次。1992年头7个月，正式会议增至81次，表现了安理会的活跃，同时双边磋商也猛增至598次，全体磋商119次。由此可见，正式会议是个殿堂和门面，而大部分的实际工作是在磋商会上悄悄完成的。
磋商会议有以下特点：
（一）与会规模收小。会外磋商的与会规模较正式会议为小。人数少便于认真讨论，甚至是讨价还价。一般地讲，重要代表团和有重大利害关系的代表团都会派人出席。
（二）代表级别下调。会下磋商通常由代表团团长的副手参加，以别于正式会议。鉴于会了磋商的重要性，各代表团都会指派精干的、富有实际工作经验的人员参加。因此，级别下调并不意味其重要性降低。
（三）不对外公开。会外磋商多采取秘密形式。所谓“秘密”有两种含意：
1．与会范围只限于会议正式代表，换言之，观察员、记者、旁听者都不允参加；
2．会议情况不作新闻报道。秘密会议旨在避开舆论干预和指责，便于达成妥协。实际上，有关代表团往往把消息透露给记者，间接传了出去，但这是违反规矩的，不足为训。
（四）不做记录和决议。会下磋商不做记录，不通过决议，也不提出报告，以减轻与会代表相互妥协时的精神压力。磋商会主席可以在大会上简要报告磋商情况，作出评价。
这些做法都是为了赋与会下磋商非正式的色彩，使与会者能在较无拘束的环境中，相互沟通，彼此协商，达成妥协。这些条件在正式会议上是不具备的。
磋商会应有主席。此主席也可能是正式会议的主席或副主席。他们可在争议双方请求下，或了解各方有此要求时主动建议召开。主席除主持会议外，还应积极同有关方面讨论寻求妥协的方案。会议主席的调解作用举足轻重。
会外磋商有多种形式。会议仅是其中最为正式的一种。三三两两共饮咖啡，共进午餐，或坐下来叙谈，也是磋商。这种不拘形式的接触往往带有酝酿、试探和交流性质，为磋商会预做准备。
四、决议草案的形式
决议草案分序言（preamble）和执行部分（operative part）两大主要部分。序言阐明提案的必要性，包括提出决议案的根据、缘由和目的，而执行部分则载录会议提出的建议或决定采取的行动。这两部分占决议的主要篇幅，最带有实质性，因而构成草案的主体。一个完整的草案案文，按其先后顺序，应由以下内容组成：
一、决议草案的编号；
二、决议草案的题目；
三、提案国名单；
四、作出决议的国际机构或会议；
五、序言；
六、执行部分。
序言由若干个段落（分句）组成。为表明形成本决议的认识与考虑，段落多以“认识到”、“重申”、“强调”、“注意到”等词起始。为表明构成决议的依据则多用“铭记”、“回顾”、“参照”、“忆及”、“牢记”等词。例如以下引自不同决议的段落：
“认识到目前全球对自然资源枯竭和环境退化甚为关注；”
“确认有必要在本区域各国间，特别是在最不发达国家间，更广泛地传播本区域的经济活力和分享经济进步成果；”
“注意到过去30年来贫困仍然存在，并且在某些情况下社会许多阶层的贫困现象变得更加严重；”
“铭记大会199O年12月21日关于实施《90年代支援最不发达国家行动纲领》的第45／2O6号决议；”
“回顾1979年联合国科学和技术促进发展会议通过的《科学和技术促进发展维也纳行动纲领》；”等。
执行部分也由若干段落组成。为表达本机构或本会议的决定，启易词多用“决定”、“宣布”、“决心”怎“指示”等。为表达对其他机构或方面的建议、请求及呼吁则用“建议”、“要求”、“促请”、“吁请”等字样。例如：
“决心根据下列指导原则，为本区域的经济合作注入新的活力；
“宣布1993年～2OO2年为亚洲及太平洋残疾人十年；
“敦促所有的成员和准成员早日采取有效行动，执行区域社会发展战略；”
“促请联合国开发计划署在其第五个国家间方案下提供充足资金，资助《雅加达行动计划》的进一步执行；”等。
这些启首词都是国际上长期沿用的习惯用语，还可根据需要，加上修饰词，予以强化，例如：
注意到———满意地注意到……
赞赏——一深为赞赏……
呼吁——紧急呼吁……
关切——一严重关切……
以下假拟一个完整的决议草案，供参考：
1993年东南亚国家人口会议
第3号决议
支持人口与可持续发展《巴厘宣言》提案国：印度尼西亚、菲律宾、老挝东南亚人回会议忆及1992年联合国人口基金会及亚太经社会曾分别决定联合举办1992年第四届亚洲及太平洋人口会议，审查亚太地区80年代人口状况的变化和9O年代人口政策和方案，认识到将人口因素纳入社会经济发展进程至为重要，并且扶贫是实现可持续发展的根本，注意到东南亚国家在人口与发展方面取得的实质性进展，
欢迎1992年8月19日至27日在印度尼西亚巴厘召开的第四届亚太人口会议通过的《人口与可持续发展巴厘宣言》；
吁请东南亚国家提供足够的人力、物力及早采取有效行动实施《巴厘宣言》；
建议东南亚国家竭尽一切努力将人口、环境和发展问题列入国际交流计划；
还吁请人口基金等筹资机构、联合国机关和专门机构为执行《巴厘宣言》提供实质性支持和财政资助。
在以上的假设决议草案中，忆及、认识到及注意到所引的前三个分句为序言部分，欢迎、吁请、建议及还吁请引出的后四个分句属执行部分。这些启首词在英语中用“现在分词”或“过去分词”，连同决议机构名称用斜体字或划底线。
请注意：在这一决议草案中，只是最末尾出现一个句号。可见一个决议，不论长短，实际上只是一个句子。启首词所引分句均自成段落；序言部分的段落用逗点，执行部分用分号断尾，结束分句。
“宣言”和“决议”的形式相仿。有时，“宣言”同“决议”也可合一。例如，1992年联合国亚太经社会通过的《区域合作北京宣言》，即是该机构第48届会议通过的第2号决议。
五、报告书的内容
会议报告书，或称最后文件等，是会议全过程的综合性记录。报告书以第三者的立场，客观地反映会议的基本情况、主要活动及各方的立场、观点和会议结论。
报告书先以草案的形式出现，最后由会议（总）报告员提交大会讨论通过。一般，草案先由秘书处草拟，报告员定稿，也可由双方共同起草与商定。报告书的实质性内容，特别是包含其中的会议决议草案，事先都应取得一致，大会通过仅是履行程序。各委员会也可分别写出自己的报告书，先在本委员会中讨论通过，然后汇总归入大会报告书。
报告书草案一般包括以下内容：
一、会议日期和地点；
二、出席会议的国家、机构、部门（与会者名单另发）；
三、主席及主席团成员的产生经过及名单；
四、全权证书委员会对代表资格的审查结论；
五、会议议程；
六、主席开幕词、国家领导人讲话和国际机构行政首脑致词的简要内容；
七、会议进行实质性讨论的简述；
八、财务事宜，包括宣布捐款、审议财务报告等；
九、下届会议的日期、地点及主题；
十、组织事宜，包括接纳新成员、任命新官员等；
十一、其他事项；
十二、通过报告书；
十三、会议通过的决议。
有的报告书层次更为分明，写法的特点为：
一、突出结论和建议；
二、程序性和实质性内容分列；
三、讨论小结占主要篇幅；
四、附件另列，占次要地位。程式为：
序言
结论和建议
1．
2．
3．
第一章 会议的组织
1．开幕式
2．出席情况
3．选举官员
4．通过议程
5．提供文件的情况
6．通过报告及闭幕式
第二章 讨论摘要
1．
2．
3．
附件
I．与会人员名单
II.文件名单
有些人主张报告书应删去或压缩讨论摘要部分，集中反映达成的各项决定。这样就可缩短编写报告书时间，并使它更为精练。
报告书是会议文件的重要组成部分，具有档案性质。任何代表团都不愿看到它在会议上发表的重要意见，提到的主要事实和提出的实质性建议受到疏漏或歪曲。因此，各国代表团对于报告书的准备和通过均会高度重视。
报告书不是全文记录，也不是逐个发言的摘要，而带有综述性质，因而须有取舍及归纳。何者该取，何者该舍，如何归纳，由于利害和角度不同，代表团间极易发生分歧。
发生对峙时，往往采用以下方式加以处置：
（一）不作为整体的意见载入报告书。上面已经提及，一致的意见均用会议“认为”、“注意到”等第三人称的口吻载入。如某一看法不能为全体与会国所接受，而某些国家又坚持非列入不可，则可写成它是“部分”、“若干”、“少数”代表团的意见。这三个提法仍有数量上的重要差别，究竟何者准确反映事实，也可发生激烈争论。正方往往希望将支持及赞成者的数量多讲些，而反方则竭力缩小其范围。双方争执不下时，有时便把正、反两种意见都写上。例如，“一些代表团（正方）认为……，另一些代表团（反方）认为……”。国际会议文件往往是妥协的产物。
（二）未在会上发表的内容不能列入报告书。有时，个别代表团企图在报告书中“夹私”，即在其中增添对己有利的新内容，以弥补会上表态时的不足。报告书应如实反映实情，会上未曾发生之事或未讲过的话，不允许写进报告书。这正是作者在第十一章中曾经提到的，几代表团希望载入报告书的重要内容必须在发言中提及之故。
（三）有关宣传本国情况的内容一般不列入报告书。报告书主要记载共同接受的内容。许多代表团都会借发言之机宣传本国的成就和贡献。除非它们带有普遍意义，一般不列人报告书。由此可见，不论在国际会议上作何宣传，当时可能予人印象，过后则烟消云散，不会载入史册。如一国代表团出于某种需要，坚持将其宣传内容列入报告书，行文也只能是“XX国代表团称……”，并未得到会议承认。
对所有代表团来讲，最后通过报告书前的半天或几小时是工作十分紧张的时刻。这主要因为报告书的准备过程通常均较仓促，待打印、翻译交到代表团手中时，离会议通过时间往往已近。此时，代表团就要组织力量，将报告书从头过一遍，侧重注意：
（一）同本国有关部分，特别是政治性问题；
（二）会上有重大争议部分；
（三）本国拟列入报告书备案部分。
目的是为核对报告书的记载是否符合实情和要求。如发现重大问题，还可在通过前在会上提出。至于报告书中文字问题，如漏字、拼法错误、语法问题、标点符号等，均可留待秘书处最后编辑时改正，会上不必多提。通常，会议主持人也会提示。
六、会议记录及更正
重要国际会议的进行过程均有正式记录。秘书处根据录音整理成逐字记录或摘要记录。这些都是秘书处会议服务的一部分。
逐字记录稿发至各代表团，各团可以在规定的期限内提出更正意见。如发生有关记录准确性的争执，以录音为准。
摘要记录按照发言顺序，以第三人称逐个简要记录各人的发言，程序性的内容一略而过。代表团的更正意见，不能涉及文字的体裁问题或要求作长篇的补充。不论是逐字记录还是摘要记录，更正意见都不能增添新的内容或修改原来的发言。换句话说，代表在会上的发言虽非“一言既出，驷马难追”，也应说话算数。如有失言，应在会上设法纠正，而不能用会后修改记录的办法去弥补。秘书处之铁面无私，是为了会议的尊严，对所有代表团同等适用。
有的秘书处还准备“讨论纪要”。“纪要”不按人头整理，而是综述会议情况，突出实质性问题。
关于国际会议应否有记录，也有争论。一种意见认为，不做记录为好，可使代表少些顾虑，讨论更加充分和务实，有利达成协议。另一种意见则认为，如不做记录，代表们说话不受拘束，容易反复无常和肆无忌惮，不利于创造和谐气氛。究竟谁是谁非，难以定论。看来，国际会议在其长期实践中形成的做法仍较切实可行——正式会议应有记录，非正式会议，特别是会下磋商，不做记录。